ELO Digital Office

Die Software zur Digitalisierung Ihrer Unternehmensprozesse

Als zertifizierter ELO Business Partner unterstützen wir seit vielen Jahren kleine und mittelständische Unternehmen dabei Papierdokumente, digitale Dokumente und E-Mails an einem zentralen Ort digitalisiert zu verwalten und nutzen zu können.

Die ELO ECM Suite erfasst, verwaltet und archiviert gemäß GoBD alle geschäftsrelevanten Informationen in Ihrem Unternehmen. Durch die integrierte Suchfunktion „ELO iSearch“ finden Ihre Mitarbeiter unternehmensrelevante Informationen und Dokumente einfacher und schneller. Mit Hilfe der ELO-Workflows automatisieren Sie Ihre digitalen Geschäftsprozesse. Geschäftsvorgänge werden schneller abgeschlossen, Freigaben rascher erteilt und Entscheidungen fundierter getroffen. Darüber hinaus ermöglicht die ELO ECM Suite dank der Collaborations-Funktionen komfortables Arbeiten im Team. Somit wird der Austausch der Kollegen erleichtert, die Transparenz erhöht und alle Bearbeitungsschritte sind im ELO-Feed nachvollziehbar protokolliert. Zusätzlich kann sich jeder Ihrer Mitarbeiter in seinem persönlichen „Mein ELO“ Bereich anstehende Aufgaben anzeigen und relevante Informationen übersichtlich darstellen lassen. Sprechen Sie uns gerne an, wenn wir auch Ihnen auf dem Weg zur Digitalisierung Ihrer Prozesse helfen können.

Geschäftsprozesse automatisieren mit dem ELO Workflow

Der in die ELO ECM Suite integrierte ELO Workflow sorgt für automatisierte digitale Geschäftsprozesse. Damit sind Dokumente und Informationen immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Geschäftsvorgänge werden schneller abgeschlossen, Freigaben rasch erteilt und Entscheidungen fundierter getroffen. Die einzelnen Bearbeitungsschritte bleiben mit dem ELO Workflow immer transparent und der Status eines Vorgangs ist somit jederzeit nachvollziehbar.

Einfache sequenzielle oder parallele Vorgänge lassen sich mit dem Ad-hoc-Workflow ganz leicht und unkompliziert steuern. Für häufig wiederkehrende und komplexe Geschäftsprozesse wurde der Standard-Workflow entwickelt, der frei konfigurierbar ist und zahlreiche Möglichkeiten zur Einbindung von Scripting bietet. Und mit dem Formular-Workflow lassen sich Arbeitsabläufe über Formulare steuern und mit Hilfe eines integrierten Designers selbst erstellen

ELO ECM Suite

Durch ausgereifte Workflow-Elemente unterstützt die ELO ECM Suite Unternehmensprozesse – jederzeit nachvollziehbar und flexibel anpassbar. Zudem lassen sich durch die Integration von Drittsystemen beispielsweise auch Daten aus ERP-oder CRM-Systemen einbinden. Dies beschleunigt Bearbeitungszeiten und sorgt für mehr Effizienz im Unternehmen.

Informationen finden statt Dokumente suchen mit der ELO iSearch

ELO iSearch ist die in die ELO ECM Suite integrierte Suchtechnologie. Damit finden Anwender unternehmensrelevante Informationen und Dokumente einfacher und schneller. Bei der Suche im ELO System greift die ELO iSearch auf Metadaten, den eigentlichen Dokumenteninhalt (Volltext) sowie auf Informationen aus anderen angebundenen Anwendungen (wie z. B. ERP-, CRM- oder E-Mail-Systeme) zu.

Über intelligente Wörterbücher und beliebig kombinierbare Suchfilter verfügen Anwender schneller über relevante Informationen und sind damit jederzeit auskunftsfähig. Die ELO iSearch berücksichtigt zusammengesetzte Wörter und Grundformen, überwacht Tippfehler direkt bei der Eingabe eines Suchworts und schlägt kontextbezogen verwandte Begriffe vor. Das Ergebnis sind qualitativ hochwertige Resultate, die das Finden wichtiger Informationen entscheidend vereinfachen

Collaboration-Funktionen für effizientes Teamwork

Darüber hinaus ermöglicht die ELO ECM Suite mit ihren Collaboration-Funktionalitäten komfortables Arbeiten im Team. So kann zum Beispiel über den ELO Feed dokumentenbasiert diskutiert und kommuniziert werden. Auch Umfragen zu bestimmten Themen sind darin möglich. Das alles erleichtert den Austausch unter Kollegen und erhöht die Transparenz, denn alle Bearbeitungsschritte eines Dokuments werden im ELO Feed nachvollziehbar protokolliert.

Der Bereich ‚Mein ELO‘ ist die persönliche Informationszentrale für jeden Anwender. Hier werden relevante Informationen übersichtlich dargestellt, anstehende Aufgaben angezeigt und die am häufigsten im ELO Feed verwendeten Hashtags in einer Tag-Cloud visualisiert.

Compliance und GoBD konforme Ablage

Die Business Solution ELO Invoice bietet alle Mehrwerte einer modernen Rechnungseingangslösung für Unternehmen. Sie beschleunigt und automatisiert den gesamten Rechnungsprozess: Eingehende Rechnungen und Belege werden automatisch erfasst, erkannt und per ELO Workflow an die richtigen Bearbeiter zur Prüfung und Verarbeitung weitergeleitet. Durch konfigurierbare Freigabeformulare wird die Rechnungsfreigabe deutlich vereinfacht und übersichtlicher.

Über ein Rechnungseingangs-Cockpit behalten Anwender mit der entsprechenden Zugriffsberechtigung jederzeit den Überblick über alle im Prozess befindlichen Rechnungen. Dank eines Frühwarnsystems werden somit Fälligkeitstermine und Fristen mühelos eingehalten.

Bei der Klassifizierung eingehender Rechnungen kann das Modul ELO DocXtractor unterstützen, welches auch einen Datenabgleich mit angebundenen ERP-Systemen durchführt – wie zum Beispiel mit SAP®, Microsoft Dynamics 365 Business Central, etc. Dies ermöglicht eine durchgängig automatisierte Bearbeitung von eingehenden Rechnungen.

ELO Invoice – das digitale Rechnungsmanagement

Sie möchten den gesamten Rechnungsprozess in Ihrem Unternehmen beschleunigen und automatisieren? Dann bieten wir Ihnen mit der Business Solution Elo Invoice eine perfekte Lösung an. Eingehende Rechnungen und Belege werden automatisch erfasst, erkannt und per ELO-Workflow an den richtigen Mitarbeiter zur Prüfung und Verarbeitung weitergeleitet. Über das Rechnungseingang-Cockpit ist der Überblick über alle im Prozess befindlichen Rechnungen garantiert und somit können Fälligkeitstermine und Fristen mühelos eingehalten werden. ELO Invoice berücksichtigt alle gesetzlichen Anforderungen und eine nahtlose Integration aller gängigen ERP-Systeme ist möglich.

ELO for DATEV

Durch die Anbindung der Buchhaltungssoftware DATEV an ELO können wir Ihnen eine passende Lösung anbieten, um Ihr komplettes Rechnungsmanagement zu digitalisieren. Eingehende Belege durchlaufen automatisch eine digitale Prüfung, ehe sie freigegeben und abschließend revisionssicher im Archiv des ECM-Systems abgelegt werden. Bevor der Beleg zur Freigabe an einen Mitarbeiter gesendet werden kann, wird dieser mit Hilfe eines KI-Moduls einem integrierten Erfassungsassistenten, geprüft, klassifiziert und dem entsprechenden Geschäftsprozess zugeordnet. Dank dem ELO-Feed ist jeder einzelne Schritt transparent nachvollziehbar. Über die Schnittstelle auf die Stammdaten in Ihrem DATEV-System wird Ihnen ein Buchungsvorschlag zur Verfügung gestellt, der Ihnen die Möglichkeit bietet, alle buchungsrelevanten Felder mit den dortigen Informationen zu validieren und im Anschluss zu verbuchen. Durch das integrierte Belegcockpit haben Sie jederzeit eine Liquiditätsplanung in Echtzeit und verpassen keine Skontofristen mehr. Ebenfalls ist ein komfortabler Überblick über alle relevanten Informationen zu den Belegen, die sich gerade in Bearbeitung befinden, im Funktionsumfang enthalten.

ELO Contract – das digitale Vertragsmanagement

Mit der Business Solution ELO Contract lässt sich das Vertragsmanagement in Unternehmen nachhaltig und zuverlässig digital gestalten. Ein- und ausgehende Verträge werden über den gesamten Lebenszyklus hinweg gespeichert und erlauben eine schnelle Bearbeitung und Verwaltung. Durch das Bereitstellen von standardisierten Vorgehensweisen profitieren Sie von einer sofort einsatzfähigen Lösung. Neben einer ganzheitlichen Informationsverfügbarkeit lassen sich mit Hilfe des Vertragsmanagement-Cockpits laufende Verträge überwachen und verschiedene Auswertungen vornehmen. Zudem liefert ELO Contract eine Kalenderansicht, die wichtige Eckdaten wie zum Beispiel Erinnerungs- und Kündigungstermine übersichtlich darstellt.

ELO HR Personnel File – die digitale Personalakte

Die digitale Personalakte ELO HR Personnel File wurde speziell für die Aufgaben in der Personalabteilung entwickelt. Die Softwarelösung unterstützt beim Aufbau einer elektronischen Personalakte, die sämtliche Dokumente unabhängig vom Format zentral vereint. Egal, ob Bewerbungsunterlagen, E-Mails, Zeugnisse oder Urlaubsanträge – der gesamte Schriftverkehr sowie alle mitarbeiterbezogenen Informationen werden mit der digitalen Personalakte strukturiert und gemäß den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt.

E-Mail-Archivierung

Sie möchten eine revisionssichere Ablage Ihrer E-Mail-Kommunikation? Dann bieten wir Ihnen mit ELOxc for Microsoft Exchange die perfekte Lösung an. Dank der vollständigen Integration von Microsoft Exchange lässt sich das E-Mail-Management in der gewohnten Arbeitsumgebung nutzen. E-Mails werden themen- oder vorgangsbezogenen bestimmten Geschäftsprozessen zugordnet und können so beispielsweise automatisch in einen dazugehörigen Ordner verschoben werden. Weiterhin bietet ELOxc for Mircosoft Exchange flexible Möglichkeiten durch die Client- und Serverbasierte Archivierung an. Alle Dateien werden nach den gesetzlichen Archivierungsvorgaben verwaltet und durch eine einfache Suche ist jederzeit eine schnelle Verfügbarkeit von Informationen gewährleitstet.

NuV.smartDMS

Mit dem NuV.smartDMS ist der kompakte Einstieg in ein professionelles Dokumentenmanagement für kleine und mittlere Unternehmen kein Problem mehr. Dank der vordefinierten Standards können alle Dokumente in den gängigen Geschäftsprozessen digitalisiert und zusätzlich automatisch Kunden-, Lieferanten-, Auftrags-, Mitarbeiter- und Projektdaten angelegt werden. Durch die integrierte Stammdatenverwaltung wird der Zugriff auf die vorhandenen Stammdaten im System vereinfacht und Mehrfacherfassungen und Tippfehler vermieden. Neben unseren bereits konfigurierten Ablage- und Archivstrukturen stehen Ihnen selbstverständlich auch die umfangreichen Basisfunktionen, wie die Volltextsuche, Workflows und Wiedervorlagen oder auch Berechtigungen und Zugriffseinschränkungen von ELO Professional zur Verfügung. Des Weiteren ist eine revisionssichere Archivierung, eine optische Texterkennung sowie die Versionierung von Dokumenten im Funktionsumfang erhalten.

Mobiles Arbeiten mit ELO

Die mobilen Lösungen von ELO for Mobil Devices bieten Ihnen vielfältige Funktionen, um auch unterwegs vernetzt zu sein, Prozesse am Laufen zu halten und jederzeit auskunftsfähig zu bleiben. Durch die Anwendung der App auf Ihrem Smartphone oder Tablet haben Sie die Möglichkeit Beiträge zu Dokumenten und auch Vorgängen zu erfassen oder mit Kommentaren zu versehen. Mit dem ELO-Feed, der Collarboration-Funktion der ELO-Produkte haben Sie das nötige Tool zu Hand, um auch von unterwegs eine zentrale und transparente Kommunikation zu gewährleisten. Durch den Informationsbereich „Mein ELO“ bleiben Sie stets über alle für Sie relevanten Prozesse auf dem Laufenden und können gegebenenfalls reagieren.